Personopplysninger

Kristiansand 28. august 2020
Petter Ove Utgård, behandlingsansvarlig hos Varmepumpeservice AS

Varmepumpeservice AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, skal det tydelig fremgå under hvert enkelt punkt/område. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på Varmepumpeservice sine nettsider

Varmepumpeservice markedsfører og selger våre produkter og tjenester til bedriftskunder, både direkte og gjennom partnere/forhandlere.

På vårt nettsted www.varmepumpeservice.no tilbyr vi våre forhanbdlere å markedsføre seg gjennom egne forhandlersider. På slike sider kan sluttkunder tilbys å fylle ut kontaktskjemaer med formål å komme i kontakt med aktuelle forhandlere.

I den forbindelse lagrer Varmepumpeservice personopplysninger om ansatte hos kunder, partnere/forhandlere samt virksomheter som kontakter Varmepumpeservice for å evaluere våre produkter og tjenester. Personopplysninger vi lagrer:

• Kontaktinformasjon: navn, stilling, telefonnummer og e-post adresse.
• E-post kommunikasjon relatert til markedsføring, salg og bruk av våre produkter. 
• Brukernavn, passord (enveiskryptert og kan ikke hentes ut) og mobilnummer for kontaktpersoner som har registrert seg i våre produkt- og kunnskapsportaler. 
• Ledere hos våre kunder og forhandlere som representerer større organisasjoner har superbruker rolle og kan selv opprette, vedlikeholde og slette personer/brukere fra våre produkt- og kunnskapsportaler.
• Bestillinger/ordre på vegne av våre kunder blir også lagret med informasjon om hvem som faktisk bestilte/registrerte ordren.

Nettstatistikk

Varmepumpeservice samler inn avidentifiserte opplysninger om en ikke pålogget besøkende på Varmepumpeservice.no og våre kundeportaler. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi benyttes oss av funksjonaliteten "IP Anonymization in Google Analytics" der eksempelvis en ip-adresse 12.214.31.144 blir til 12.214.31.0. Varmepumpeservice benytter ikke andre analyseverktøy enn Google Analytics og dataene overføres således ikke av Varmepumpeservice, til andre systemer eller andre aktører for videre analyse. 

Skytjenester vi benytter

Varmepumpeservice benytter skytjenester som del av vår virksomhet. Nedenfor har vi listet opp de systemer vi benytter som inneholder personopplysninger for ansatte hos våre kunder og forhandlere/partnere. 

• Produkt- og kunnskapsportal: våre kunder kan registrere seg med navn, e-post og mobilnummer. Dette er hovedkanal for opplæring og bestilling av Varmepumpeservices produkter og tjenester. Varmepumpeservice registrerer også kunder og kontaktpersoner som del av prosess med å etablere et nytt kundeforhold om disse ikke har registrert seg selv. Forutsetning for å være kunde og bruker av Varmepumpeservices produkter. 
• CRM/salgsstøtte: Varmepumpeservice har eget salgsstøttesystem der vi registrerer kunder og kontaktpersoner som ønsker seg tilbud på noen av Varmepumpeservices produkter og tjenester. Varmepumpeservice kan slette, eventuelt anonymisere data her på kundens forespørsel på et senere tidspunkt. Vi lagrer også e-post kommunikasjon relatert til kjøpsprosessen.
• Supportsystem; kunderservice/support oppretter fortrinnsvis en kontaktperson pr kunde i vårt supportsystem. Her registreres og behandles kundehenvendelser/supportsaker med unik saksid. Denne informasjon er relatert til bedriftens bruk av våre programvare og er viktig dokumentasjon som ikke kan slettes. 
• Prosjektverktøy: Varmepumpeservice benytter eget prosjektverktøy for våre kundeprosjekter. Kunder og partneres deltagelse i prosjektene blir registrert med navn, tittel / prosjektrolle, e-post og eventuelt mobilnummer. 
• E-post kommunikasjon mellom ansatte hos Varmepumpeservice og våre kunder og partnere. 
• Driftsmeldinger, ansvarlig kontaktperson hos våre kunder er registrert med navn og e-post adresse i en liste for utsendelse av driftsmeldinger. 
• Nyhetsbrev, kontaktpersoner hos kunder og partnere som del av våre samarbeidsavtaler registrert i eget system for utsendelse av viktig informasjon og nyhetsbrev. Kontaktpersoner kan selv melde seg av og på i slike lister. Det er kun e-post adresse som er påkrevd.  Skytjenesten registrerer hvilke brukere som har åpnet nyhetsbrev, sett på innhold og eventuelt klikket på lenker. 

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin/enhet når du laster ned en nettside.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

• JSESSIONID; dette er en «sesjons-cookie» som fjernes fra din datamaskin/mobil når du lukker nettleseren. Denne cookie-en har en referanse-ID til en sesjonsfil på webserveren. Sesjonsfilen inneholder ikke-personlige data. Nødvendig for at anonyme brukeren kan ha hver sin handlekurv, favoritter, osv. Sesjonsfilen slettes automatisk etter at brukeren har lukket nettleseren eller vært inaktiv, og lagres således ikke permanent. Kun systemadministratorer har tilgang til disse sesjonsfilene.
• Google Analytics/Google Tag Manager; legger igjen informasjonskapsler på din maskin (disse begynner med _ga, _gat og _gid). Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi benyttes oss av funksjonaliteten "IP Anonymization in Google Analytics" der eksempelvis en ip-adresse 12.214.31.144 blir til 12.214.31.0. Varmepumpeservice benytter ikke andre analyseverktøy enn Google Analytics og dataene overføres således ikke av Varmepumpeservice, til andre systemer eller andre aktører for videre analyse.
• Facebook; legger igjen informasjonskapsler på din maskin. Varmepumpeservice benytter Facebook til enkelte typer annonsering, eksempelvis stillingsannonser. Trackere er lagt på våre nettsider for å følge resultatet av disse markedsaktivitetene. Facebook trackerne samler inn data om brukertrafikk og for påloggede facebook brukere så har de også identiteten til brukerne. Facebook trackere er til vurdering.
• Leadfeeder Tracker samler inn adferdsata fra bedriftsbesøk; Leadfeeder filtrerer automatisk ut alle brukere som besøker fra IP-adresser til bolig. Alle besøksdata samles på bedriftsnivå. Dette inkluderer; sider sett, besøkende kilde og tid brukt på nettstedet. IP-adresse blir samlet for å finne frem til besøkende selskapet og geografiske plasseringen. Alle data er kryptert ved overføring.

Sikkerhetssertifikat (SSL)

Det er trygt å besøke dette nettstedet og nettstedet vårt har sikkerhetssertifikat som bekrefter nettstedets identifitet og sikrer at all kommunikasjon er kryptert. Vi benytter anerkjent sikkerhetssertifikat fra ledende aktør Commfides (også leverandør til Altinn.no).  

Formålet med kryptering er å sikre en trygg datakommunikasjon mellom server (vårt nettsted) og klient (din nettleser). Dette inkluderer et digitalt sertifikat som skal bevise at nettstedet og dets avsender er ekte. 

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Varmepumpeservice har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Varmepumpeservices systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Varmepumpeservice ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

For mer informasjon om lover og rettigheter henviser vi til Datatilsynets nettsider. 

Systemside - personopplysninger, GDPR og DO NOT TRACK

Vi har en systemside med informasjon fra Varmepumpeservice som databehandler og programvareleverandør. På den siden kan dere blant annet aktivere DO NOT TRACK cookie for å unngå sporing.

Gå til siden.

Kontaktinformasjon

Kontaktinformasjon

• E-post: firmapost (at) Varmepumpeservice.no  
• Telefon: +47 40 00 58 94
• Besøksadresse: Mjåvannsveien 196, 4628 Kristiansand